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Die Datenverwaltungsstelle muss eine Beschreibung der von ihr verwalteten Datenbestände und des Fallregisters gemäß § 906 des Datenverwaltungsgesetzes (2019/28) führen. Die Stadt Imatra bildet die im Gesetz genannte Informationsverwaltungseinheit.
Inhalt der Dokument-Werbebeschreibung. Empfehlung zur Erstellung einer Dokumentpublikationsbeschreibung, Finanzministerium, 2020.
Der Zweck des Dokuments „Werbebeschreibung“ besteht darin, eine allgemeine Beschreibung zu geben, wie das Fallregister der Stadt Imatra und das Informationsmanagement der Dienste strukturiert sind. Es enthält Anweisungen zum Anfordern von Informationen. Nach dem Publizitätsgesetz müssen Auskunftsersuchen über den Inhalt des behördlichen Dokuments hinreichend gekennzeichnet sein, damit die Behörde erkennen kann, um welches Dokument es sich bei dem Ersuchen handelt. Die Behörde hat die Pflicht, den Auskunftsersuchenden bei der Identifizierung des Dokuments zu unterstützen.
Das Aktenregister und Entscheidungsfindungssystem der Stadt Imatra
Die Stadt muss gemäß § 25 des Informationsmanagementgesetzes ein Aktenverzeichnis der von der Behörde bearbeiteten und bearbeiteten Angelegenheiten führen, in dem Informationen über die Angelegenheit, die Bearbeitung des Falls und die Unterlagen erfasst werden. Das Fallregister bezieht sich auf das Entscheidungsfindungssystem und andere Informationssysteme, die Teil des Fallmanagements sind. Die betrieblichen Systeme der frühkindlichen Bildung, der Studierendenverwaltung und der gebauten Umwelt enthalten sowohl Fallregister als auch Datenhaltungsdaten für Dienstleistungen.
Alle eingeleiteten Angelegenheiten, damit zusammenhängende Maßnahmen und Unterlagen werden im Verwaltungsangelegenheitenverzeichnis erfasst. Das Entscheidungsfindungs- und Fallverwaltungssystem der Stadt Imatra heißt M-Files. Es fungiert als Aktenregister der Stadt und verwaltet die Einleitung von Fällen, die Bearbeitung von Fällen, die vorbereitenden Arbeiten, die Entscheidungsfindung, die Benachrichtigung, die Einsprüche, die Veröffentlichung, die institutionelle Arbeit und die Transaktionen.
Bewerbungskriterien
Dokumente oder andere Informationen der Stadt Imatra können aus Aktenverzeichnissen oder Informationssystemen recherchiert werden, z.B. aus folgenden Gründen:
- den Namen des Dokuments oder der Angelegenheit
- Fallnummer (Tagebuchnummer)
- Datum der Falleröffnung
- der Initiator des Falls
- Der Name der Person
- henkilotunnus
- Informationen zur Eigentumsidentifikation
- Genehmigungsnummer
- osoit
- Entscheidungsträger
Die Informationsreserven der Stadt beziehen sich im Wesentlichen auf die öffentliche Beschreibung von Dokumenten. Von der Seite Datenbanken finden Sie die Datenbestände der Stadt und ihre Zwecke.
siehe auch Datenschutzerklärungen.
Anweisungen für die Anforderung von Informationen und Dokumenten
Auskunftsersuchen zu Dokumenten der Stadt Imatra können an das Standesamt gerichtet werden. Elektronisch auf dem Formular, per Email Registrierung
imatra.fi (kirjaamo[at]imatra[dot]fi), Tel. 020 617 2210 oder per Brief: City of Imatra, Kirjaamo, Virastokatu 2, 55100 Imatra. Die Registrierungsstelle registriert Informationsanfragen, um Fristen zu verfolgen. Die Registrierungsstelle sendet Informationsanfragen zur Beantwortung an die richtige Partei in der Organisation.
Informationsanfrage für eine öffentliche Urkunde
Um das Auffinden des Dokuments zu erleichtern, empfiehlt es sich, das Auskunftsersuchen möglichst genau zu spezifizieren. Das Auskunftsersuchen sollte angeben, welches Dokument oder welche Dokumente das Ersuchen betrifft. Beispielsweise erleichtert das Datum oder der Titel eines Dokuments die Suche erheblich. Wenn das Auskunftsersuchen ein öffentliches Dokument betrifft, muss das Auskunftsersuchen nicht begründet werden, und der Auskunftsersuchende muss nicht angeben, wofür die Auskunft verwendet wird. Ein Auskunftsersuchen zu einer öffentlichen Urkunde kann frei schriftlich, z.B. per E-Mail oder telefonisch gestellt werden.
Informationsanfrage für ein vertrauliches Dokument
Bei der Anforderung von Informationen über ein vertrauliches Dokument oder Dokumente, die nur unter bestimmten Bedingungen weitergegeben werden dürfen, muss die Person, die das Dokument anfordert, den Zweck der Information angeben und ihre Identität nachweisen können. Die Stadt kann vom Antragsteller des Dokuments auch andere zusätzliche Informationen anfordern, wenn diese zur Klärung der Bedingungen für die Herausgabe der Informationen erforderlich sind.
Fristen für die Bearbeitung von Auskunftsersuchen und Dokumentengebühren
Informationen über die öffentliche Urkunde werden so schnell wie möglich, spätestens jedoch zwei Wochen nach Stellung des Auskunftsersuchens, erteilt. Wenn die Bearbeitung und Lösung des Falles besondere Maßnahmen oder einen größeren Arbeitsaufwand als üblich erfordern, werden Informationen aus einer öffentlichen Urkunde erteilt oder der Fall spätestens innerhalb eines Monats nach dem Auskunftsersuchen erledigt. Auch die Bearbeitungszeit für die Übergabe vertraulicher Unterlagen beträgt maximal einen Monat.
Je nach Ablageformat des Dokuments kann die Stadt die angeforderten Informationen entweder elektronisch oder auf Papier übergeben oder die Dokumente vor Ort einsehen. Für Papierabzüge kann eine Gebühr erhoben werden.
