Informationsreserver

Informationshanteringsenheten kommer i dokumentets publicitetsbeskrivning beskriva datareserverna och deras syfte. Med ansvarig för varje informationsreserv avses den verksamhetsansvarige. 

GRUPPTJÄNSTER

Ärende- och beslutshantering, Ansvar: administrativ chef 

• Avsedd användning: Fungerar som stadens ärenderegister och sköter initiering av ärenden, handläggning av ärenden, förarbeten, beslutsfattande, anmälan, överklaganden, publicering, institutionsarbete och transaktioner. Omfattar även upprätthållande av förtroendeuppdrag och handläggning av ärenden som rör val.
• Viktiga datakällor: Officiella beslut, officiella dagordningar och protokoll från olika institutioner, avtal/åtaganden och olika tillstånd
• Utlämnande av information: Offentlig information ja och konfidentiell nej
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Ja, offentlig data till webbplatsen (integration)
• Övrigt: Fungerar som informationskälla för förvaltarnas Intra och innehåller förvaltar- och anslutningsregistret (tillhörighetsinformation även på det offentliga nätverket)
• Informationssystem/miljö: M-Files

Imatra stads webbplats, Ansvar: kommunikationsdirektör

• Syfte: Samla in viktig offentlig information till kommuninvånarna och underhålla den i tillgänglig form
• Viktiga datakällor: Officiella meddelanden; obligatorisk serviceinformation; förfaranden; annan obligatorisk offentlig information
• Utlämnande av information: Information som är synlig i det offentliga nätverket
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: På de nedre sidorna finns även Imatraregionens miljöbyrå, Imatra Vatten och Södra Karelens avfallshanteringsmyndighet (styrelsen).
• Informationssystem/miljö: Drupal 9

Intra av staden Imatra, Ansvar: kommunikationsdirektör

• Syfte: Kommunicera intern information till stadens anställda 
• Viktiga datakällor: Instruktioner och information
• Utlämnande av information: Information som är synlig i organisationen internt
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Drupal 9

Ekonomi, Ansvar: koncernekonomichef

• Syfte: Ekonomisk planering och förvaltning och finansiering
• Viktiga datakällor: Budgetar, verksamhetsplaner, bokslut, reskontra, fakturering, betalningstransaktioner, likviditet, rapporter och redovisning
• Dataöverföring: I tillämpliga fall och Meita
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: I tillämpliga fall, som datakälla på den finansiella portalen (Qlik Sense) synlig på den offentliga webbplatsen, partner Meita.
• Informationssystem/miljö: IntimePlus, Clausion FPM, Talgraf Accuna, Weebly, Qlik Sense, Assets, Banking, Banking Finance, Apollo, Qvalia, Ceepos och P2P Basware

Personal- och löneadministration, Ansvar: personalchef

• Avsedd användning: Rekrytering, anställningshantering och lönehantering och arbetstidsuppföljning
• Viktiga datakällor: Sökande, anställningsavtal, anställningsförhållanden och löneinformation
• Offentliggörande av information: Parter och oss
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: Samarbetsbyrå Meita
• Informationssystem/miljö: Personec F/ESS, OSS, Emilia, Nepton, Akseli och KuntaRekry

Säkerhet, Ansvar: säkerhetsansvarig

• Avsedd användning: Säkerhet, beredskap och hantering av riskhanteringsdatauppsättningar
• Nyckeluppsättningar: Instruktioner, rapporter, rapporter och riskbedömningar
• Dataöverföring: Nej
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Granit, M365 och M-Files

Besiktning, Ansvar: besiktningsansvarig

• Syfte: Hantering av internrevisionsdataset
• Nyckeluppsättningar: Instruktioner, rapporter, rapporter och utvärderingar
• Dataöverföring: Nej
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Granit, M365 och M-Files

Upphandling, Ansvar: inköpsspecialist

• Syfte: Upphandlingsledning
• Nyckeluppsättningar: Uppsättningar av anbud och upphandling
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Cloudia, M-Files, M365

Kundtjänst kunskapsbas, Ansvar: teamledare för kundtjänst

• Användningsändamål: Sammanställning av material som behövs i kundtjänst, lättillgängligt
• Nyckeldatauppsättningar: Kontaktinformation, processinformation
• Dataöverföring: Nej
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: ACE

Feedback, Ansvar: administrativ chef

• Syfte med användning: Samla in feedback och utifrån den ledning med information, utveckling
• Nyckeldatauppsättningar: Feedback 
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall (återkopplingsgivaren kan bestämma om feedbacken och dess svar finns på det offentliga nätverket)
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Louhi

Projekt, Ansvar: kontakta direktör

• Syfte: Hantering av projektinformation
• Nyckeldatamaterial: Projektinformation, planer och rapporter
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall 
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Teams, M-Files och hemsidor och finansiärers system

Space management, Ansvar: space management manager

• Syfte med användning: Statusdatahantering
• Nyckeluppsättningar: Utrymmen, reparationer och reparationsbehov 
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Teams och M-filer 

Blankettlager, Ansvar: informations- och digital serviceansvarig

• Användningsändamål: Skapa, hantera och tillfällig lagring av elektroniska formulär och förfrågningar
• Viktiga datakällor: Information erhållen från formulär och information från undersökningar
• Dataöverföring: Ej ut, innehavaren av formuläret/enkäten hämtar uppgifterna för användning i bearbetningsprocessen
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: Användare hanterar sina formulär och det datamaterial som skapas i anslutning till dem. Suomi.fi-identifikation, som använder FormBox vid behov.
• Informationssystem/miljö: FormBox, Webpropol, MS Forms och Google Forms (undervisning och förskoleutbildning)

M365 molndata, Ansvar: informations- och digital tjänsteansvarig

• Avsedd användning: Informationshantering för planering, förberedelse, drift och kommunikation samt informationsdelning, modernt molnbaserat informationsarbete
• Viktiga datakällor: Kontaktinformation, kalendrar, filer/dokument, informationshantering och kommunikation av ledningsgrupper, arbetsgrupper, projekt etc., lokalt arkiv
• Dataöverföring: Nej
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: Användare ansvarar för att informationen är tillgänglig för relevanta personer. Plattformen skapar olika personliga och gemensamma data- och dokumentförråd för att användas som ett lokalt arkiv för att stödja operativa aktiviteter. I den mån materialet i datareserven behöver arkiveras kopieras materialet till ärende- och beslutsledningsdatareserv (M-Files). Samarbetsbyrån Meita.
• Informationssystem/miljö: M365 molnplattform och verktyg (t.ex. Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, OneDrive, Sharepoint, Forms och Power BI)

VÄLBEHANDLING - OCH UTBILDNING

Utbildning och elevadministration, Ansvar: utbildnings- och ungdomsansvarig

• Användningsändamål: Produktion och ledning av undervisningstjänster inom för- och grundutbildning samt gymnasieutbildning
• Nyckelmaterial: Handledning och information samt elever/studenter och elevvårdspersonal
• Utlämnande av information: Lärarpersonal; vårdnadshavare till elever; elever & studenter; elevvårdspersonal; undervisningsstödtjänster; Oss
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: Inkluderar vägledning och information om tidig barndomsutbildning. Integration för överföring av data om barn i förskoleutbildning från förskoleutbildningssystemet. Information överförs till Koski-databasen.
• Informationssystem/miljö: Priimus, Wilma och Kurre

Småbarnsfostran, Ansvar: chef för förskolepedagogik

• Användningsändamål: Produktion och förvaltning av förskoleundervisning och förskoletjänster
• Nyckeluppsättningar: Kunder (barn och föräldrar), personal- och aktivitetsrelaterad information samt skiftplanering
• Utlämnande av information: personal; vårdnadshavare till barn; Oss
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: Inkluderar vägledning och information om tidig barndomsutbildning. Integration för överföring av data om barn i förskoleutbildning från förskoleutbildningssystemet. Information överförs till Koski-databasen. Låt oss överföra information till Varda-databasen.
• Informationssystem/miljö: Effica daghem och Titania och Priimus, Wilma

Platsreservation, Ansvar: tränings- och friskvårdsansvarig

• Syfte: Boka lokaler och hantera reservationssituationen samt planera arbetspass
• Nyckeluppsättningar: Kunder och lokaler samt arbetsskift
• Offentliggörande av information: I tillämpliga fall finns bokningsinformationen för vissa anläggningar tillgänglig på det offentliga nätet.
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: I samma system ingår även en webbutik; kurser och biljetter samt gott om integrationer för olika dörrlås. Platsreservationsdatabasen fungerar som huvuddatabas för stadens lokaler.
• Informationssystem/miljö: Timmi och Titania

Teaterns webbplats, Ansvar: Imatra Base Camp Oy

• Syfte: Att informera och marknadsföra teaterns föreställningar och andra aktiviteter
• Nyckeldatamaterial: Presentationer och marknadsföringsmaterial
• Utlämnande av information: Information som är synlig i det offentliga nätverket
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Ändra: Till webbplatsen https://teatteri-imatra.fi
• Informationssystem/miljö: Drupal 9

Fritt pedagogiskt arbete, Ansvar: Rektor Virta skola

• Syfte: Organisera och leda arbetarskolans och musikhögskolans verksamhet
• Viktiga datakällor: Kunder, kurser, studentutvärderingar och informationsöverföring
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall kursinformation på det publika nätet
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Hellewi och Eepos

Bibliotek, Ansvar: biblioteksspecialist

• Syfte: Organisera tillgängligheten av bibliotekstjänster och material
• Nyckeluppsättningar: Kunder och datauppsättningar
• Offentliggörande av information: I tillämpliga fall finns materialet tillgängligt på det offentliga nätverket.
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Finna, Heili biblioteks gemensamma system

Museum, Ansvar: museiintendent

• Syfte: Förvaltning av museets material och samlingar
• Viktiga datakällor: Material och samlingar
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/Miljö: Musket

Ungdomstjänst, Ansvar: teamledare för ungdomstjänst

• Syfte: Planera och organisera verksamheten, ledning
• Viktiga datakällor: Planer, PM och evenemang
• Dataöverföring: Nej
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: Inkluderar även detektiv ungdomsarbete och cockpitinformation
• Informationssystem/miljö: Teams och M-filer 

URBAN UTVECKLING OCH TEKNISKA TJÄNSTER

Byggnadskontroll, Ansvar: byggnadskontrollansvarig

• Syfte: Byggnadsplanering, organisation, ledning och tillsyn
• Nyckeldatauppsättningar: Byggprojektinformation; Fastighetsinformation om byggnader; Platsinformation; Stationsplaninformation
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Facta, Terra, ProjectWise, Louhi-karttapalvelu, Lupapiste.fi och Microstation 8

Planering, Ansvar: planarkitekt

• Syfte: Områdesplanering, organisation och förvaltning
• Nyckeldatauppsättningar: Formler; Mötesbilagor; bilagor till beslut om avvikelsetillstånd; bilagor relaterade till formler; Bilagor till dagordningar;
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall.
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Louhi karttjänst och Microstation 8

Markanvändning, kartor och geografisk information, Ansvar: stadsingenjör

• Syfte: Hantering av markanvändning, kartor och geospatial information
• Nyckeldatamaterial: Planer, försäljning, köp och uthyrning av mark, kartor och geografisk information
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall viss information om det publika nätet
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Louhi karttjänst och Microstation 8

Vattentillgång, Ansvar: chef för vattenförsörjning (Imatran Vesi affärsanläggning)

• Syfte: Organisation och ledning av vattenförsörjning
• Nyckeldatamaterial: Kunder, nätverksdata, pumpstationer, mätare och projekt
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Watershed CGI, nätverk KeyPro, produktion och rapportering Mipro, vattenmätare Kamptrup, projekt, dokumentation och arbetsledning Bygg- och avloppsanläggning Insta Automation

Parkeringskontroll, Ansvar: parkeringsövervakare

• Syfte: Genomförande, övervakning och planering av lagstadgad parkeringskontroll; genomförande, övervakning och planering av lagliga överföringar av fordon
• Nyckeldatamaterial: Kunders personuppgifter, ägarbyten, fordonsregistreringsnummer, information om parkeringsböter, bilder på bilar, anteckningar, överlåtelsebesked, meddelanden om avvisade bilar, överlåtelsebeslut, ersättningsbeslut, kungörelser, rättelseyrkanden, beslut om rättelse fordringar, skrotningsintyg, konton
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall
• Tillgänglighet av datamaterial via det tekniska gränssnittet: Kunden kan söka information relaterad till hans/hennes ärende från parkeringskontrollsystemet
• Informationssystem/miljö: ParkkiV 2.0 parkeringsövervakningstjänst, ATJ (fordonsinformationssystem), M-Files

MILJÖÅTGÄRDER I IMATRAREGIONEN (Imatra, Parikkala, Rautjärvi och Ruokolahti)

Miljöskydd, Ansvar: miljöchef 

• Syfte: Organisation av miljöskydd
• Viktiga datakällor: Skyddsdata (vatten, luft, buller, mark, natur och avfallshantering), övervakning (avfallshantering och vattenlag), miljötillstånd och anmälningar)
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Digia inspektör och Enview 

Miljövård, Ansvar: miljöchef 

• Syfte: Organisering av miljösjukvård 
• Nyckeldatauppsättningar: Övervakning av datauppsättningar; livsmedelskontroll, hushållsvattenkontroll, boendehälsa och lägenhetskontroll, badvattenkontroll, tobakskontroll, kontroll av försäljning av nikotinersättningsprodukter, djurskyddskontroll och djursjukdomskontroll
• Övrigt: Inkluderar veterinärvård, ansvar för tillsynsveterinären
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: Digia inspektör, Vati och Ilppa

SÖDRA KARELIENS AVFALLSHANTERING (alla kommuner i södra Karelen)

Avfallshantering, Ansvar: avfallshanteringsansvarig

• Syfte: Officiella uppgifter för avfallshantering
• Nyckeluppsättningar: Mottagnings- och behandlingsplatser, beslut, betalningar och transportregister
• Utlämnande av information: I tillämpliga fall
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Övrigt: Avfallshanteringen organiseras av Etelä-Karjalan Jatehuolto, som ägs av kommunerna.
• Informationssystem/miljö: Vingo Jättari och M-Files

ÖPPNA DATA

Inköpsfakturor från staden Imatra: Ansvar: koncernekonomichef

• Syfte: Transparens i stadsköp
• Nyckeluppsättningar: Uppsättningar för köpfaktura 2019, 2020 och 2021
• Utlämnande av information: Tillgänglig på det publika nätet
• Tillgänglighet av datamaterial via ett tekniskt gränssnitt: Nej
• Informationssystem/miljö: avoindata.fi (https://www.avoindata.fi/data/fi/dataset/imatra-ostolaskut)

Tjänsten Avoindata.fi innehåller även Imatras guidekarta, Imatras byggförbud, Imatras översiktsplan, Imatras baskarta, Imatras aktuella stationskarta och hydrologiska observationsplatser samt Imatras WMS-gränssnittstjänst, även den producerad från externa källor. Imatras WMS-tjänst är en WMS-gränssnittstjänst genom vilken följande kartnivåer är tillgängliga (tekniskt namn inom parentes): Guidekarta (Guide Map), Ajantasa-asemakaava (Ajantasa-asemakaava), Ajantasa-asemakaava (General Plan), Base Map ( Baskarta) och byggnadsbegränsningsområden (byggförbjudna områden) och (planeringsbehovsområden).

    ^{* Uppdaterad 21.2.2023/XNUMX/XNUMX *}