Webbplatsen Imatra.fi använder Google Translate.
Datahanteringsenheten ska föra en beskrivning av de datareserver den förvaltar och ärenderegistret enligt 906 § datahanteringslagen (2019/28). Staden Imatra utgör den informationshanteringsenhet som nämns i lagen.
Innehållet i dokumentets publicitetsbeskrivning. Rekommendation om att utarbeta en dokumentpublicitetsbeskrivning, Finansdepartementet, 2020.
Syftet med dokumentpublicitetsbeskrivningen är att ge en översiktlig beskrivning av hur Imatras stads ärenderegister och informationshanteringen av tjänster är uppbyggd. Den innehåller instruktioner om hur du begär information. Enligt offentlighetslagen ska begäran om information om innehållet i myndighetens handling identifieras tillräckligt för att myndigheten ska kunna ta reda på vilken handling begäran avser. Myndighetens uppgift är att bistå den uppgiftssökande med att identifiera handlingen.
Filregistret och beslutsfattandet i staden Imatra
Staden ska enligt 25 § informationshanteringslagen föra ett aktregister över ärenden som handläggs och har handlagts av myndigheten, i vilket uppgifter om ärendet, ärendets handläggning och handlingarna registreras. Med ärenderegister avses beslutssystemet och andra informationssystem som ingår i ärendehanteringen. Verksamhetssystemen för förskoleundervisning, studentförvaltning och byggd miljö innehåller både ärenderegister och datahanteringsdata för tjänster.
Alla initierade ärenden, därmed sammanhängande åtgärder och handlingar antecknas i förvaltningsärenderegistret. Staden Imatras beslutsfattande och ärendehanteringssystem heter M-Files. Det fungerar som stadens aktregister och sköter initiering av ärenden, handläggning av ärenden, förarbeten, beslutsfattande, anmälan, överklaganden, publicering, institutionsarbete och transaktioner.
Ansökningskriterier
Dokument eller annan information om staden Imatra kan sökas från filregister eller informationssystem, t.ex. på följande grunder:
- namnet på dokumentet eller ärendet
- ärendenummer (dagboksnummer)
- ärendets öppningsdatum
- initiativtagaren till ärendet
- Namnet på personen
- henkilötunnus
- fastighetsidentifieringsinformation
- tillståndsnummer
- adress
- beslutstagare
Stadens informationsreserver är i huvudsak relaterade till dokumentets offentliga beskrivning. Från sidan Databaser hittar du stadens datareserver och deras syften.
se även sekretesspolicyer.
Instruktioner för att begära information och handlingar
Begäran om information om handlingar från staden Imatra kan skickas till registret. Elektroniskt på formuläret, via e-post register
imatra.fi (kirjaamo[at]imatra[dot]fi), tel. 020 617 2210 eller per brev: Staden Imatra, Kirjaamo, Virastokatu 2, 55100 Imatra. Registret registrerar informationsförfrågningar för att spåra deadlines. Registret skickar informationsförfrågningar till rätt part i organisationen som ska besvaras.
Uppgiftsbegäran om allmän handling
Det är en bra idé att specificera informationsförfrågan så exakt som möjligt för att göra det lättare att hitta handlingen. I begäran om information bör det framgå vilken eller vilka handlingar begäran avser. Till exempel, datumet eller titeln på ett dokument gör sökningen mycket enklare. Om informationsbegäran avser en allmän handling finns det inget behov av att motivera begäran om information och den informationssökande behöver inte säga vad uppgifterna ska användas till. En begäran om information angående allmän handling kan beredas fritt skriftligen, till exempel via e-post, eller lämnas per telefon.
Informationsbegäran om en konfidentiell handling
Vid begäran om information om en eller flera sekretessbelagda handlingar som endast kan lämnas ut under vissa förutsättningar ska den som begär handlingen ange syftet med uppgifternas användning och kunna verifiera sin identitet. Staden kan även begära annan ytterligare information från den som begär handlingen om det behövs för att klargöra förutsättningarna för att lämna ut uppgifterna.
Tidsfrister för behandling av informationsförfrågningar och dokumentavgifter
Information om den allmänna handlingen kommer att lämnas så snart som möjligt, senast två veckor efter det att begäran om information har gjorts. Om handläggningen och lösningen av ärendet kräver särskilda åtgärder eller större arbetsbelastning än vanligt lämnas information ur allmän handling eller ärendet avgörs senast en månad från begäran om information. Dessutom är handläggningstiden för överlämnande av konfidentiella handlingar högst en månad.
Beroende på dokumentets lagringsformat kan staden lämna över den begärda informationen antingen elektroniskt eller på papper, eller så kan handlingarna konsulteras på plats. En avgift kan tas ut för pappersutskrifter.
