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L’unité de gestion de l’information doit tenir à jour une description des ressources informationnelles qu’elle gère ainsi qu’un registre des cas, conformément à l’article 28 de la loi relative à la gestion de l’information (906/2019). La ville d’Imatra constitue l’unité de gestion de l’information visée par ladite loi.
Contenu de la description des informations à fournir dans le document. Recommandation relative à l’élaboration d’une description des informations à fournir dans le document, Ministère des Finances, 2020.
La présente description des modalités de communication des documents vise à présenter la structure du registre documentaire de la Ville d'Imatra et le système de gestion de l'information des services. Elle précise également comment formuler une demande d'information. Conformément à la loi sur la liberté d'information, toute demande relative au contenu d'un document d'une autorité doit être suffisamment précise pour permettre à cette dernière d'identifier le document concerné. L'autorité est tenue d'aider le demandeur à trouver le document.
Système d'enregistrement des cas et de prise de décision de la ville d'Imatra
Conformément à l'article 25 de la loi sur la gestion de l'information, la ville est tenue de tenir un registre des dossiers en cours et antérieurs, contenant les informations relatives à chaque dossier, à son traitement et aux documents associés. Ce registre fait partie intégrante du système décisionnel et des autres systèmes d'information impliqués dans la gestion des dossiers. Les systèmes opérationnels de l'éducation préscolaire, de l'administration scolaire et du cadre bâti intègrent à la fois ce registre et les données de gestion de l'information relatives aux services.
Le registre administratif des dossiers recense tous les dossiers ouverts, les mesures s'y rapportant et les documents associés. Le système de gestion des dossiers et de prise de décision de la ville d'Imatra, appelé M-Files, fait office de registre municipal et permet de gérer l'ouverture des dossiers, leur suivi, les travaux préparatoires, la prise de décision, la notification, les recours, la publication des décisions, ainsi que les procédures et transactions institutionnelles.
Critères de recherche
Les documents ou autres informations de la ville d'Imatra peuvent être recherchés dans les registres de documents ou les systèmes d'information, par exemple, sur les bases suivantes :
- nom du document ou de l'affaire
- numéro de dossier (numéro de registre)
- date d'ouverture du dossier
- initiateur de l'affaire
- nom de la personne
- numéro d'identification personnel
- informations d'identification de la propriété
- numéro de licence
- osoïte
- décideur
Les ressources d'information de la ville sont essentiellement liées à la description de la divulgation de documents. À partir de la page Ressources d'information Vous trouverez ici les ressources d'information de la ville et leurs utilisations.
Voir aussi déclarations de confidentialité.
Instructions pour formuler des demandes de renseignements et de documents
Les demandes de renseignements concernant les documents de la ville d'Imatra peuvent être soumises au bureau d'enregistrement. Par voie électronique. sur le formulaire, par courriel enregistrement
imatra.fi (kirjaamo[at]imatra[dot]fi)Vous pouvez nous contacter par téléphone au 020 617 2210 ou par courrier à l'adresse suivante : Mairie d'Imatra, Service de l'état civil, Tainionkoskentie 14, 55100 Imatra. Le Service de l'état civil enregistre les demandes de renseignements afin d'en assurer le suivi. Il les transmet ensuite au service compétent au sein de l'organisme concerné.
Demande de renseignements sur un document public
Il est conseillé de formuler la demande d'information avec le plus de précision possible afin de faciliter la recherche du document. La demande doit indiquer le ou les documents concernés. Par exemple, la date ou le titre du document simplifiera considérablement la recherche. Si la demande concerne un document public, il n'est pas nécessaire de la justifier ni de préciser l'usage qui en sera fait. Une demande d'information relative à un document public peut être formulée librement par écrit, par exemple par courriel ou par téléphone.
Demande de renseignements concernant un document confidentiel
Lorsqu'une personne demande des renseignements concernant un document confidentiel ou des documents dont la divulgation est soumise à certaines conditions, elle doit en préciser l'objet et justifier de son identité. La ville peut également lui demander des renseignements complémentaires afin de clarifier les conditions de divulgation.
Délais et frais de traitement des demandes d'information
Les informations relatives à un document public sont fournies dans les meilleurs délais, et au plus tard deux semaines après la demande. Si le traitement et le règlement de la demande nécessitent des mesures particulières ou une charge de travail supérieure à la normale, les informations sont fournies ou la demande est traitée au plus tard un mois après la demande. Le délai de traitement pour la communication de documents confidentiels est également d'un mois maximum.
Selon le format du document, la ville peut fournir les renseignements demandés par voie électronique, sur papier, ou les documents peuvent être consultés sur place. Des frais peuvent être exigés pour les copies papier.
