Kaupunginhallitus |
§ 348 |
21.12.2009 |
Sosiaali- ja terveyslautakunta |
§ 8 |
26.01.2010 |
Henkilöstölinjaukset vuoden 2010 talousarviossa sekä kaupungin organisaatiouudistuksen käynnistäminen
1419/00/01/03/2009
KH § 348
Valmistelija: Marita Toikka
Kaupunginvaltuuston 7.12.2009 hyväksymässä talousarviossa päätettiin vuoden 2010 henkilöstölinjauksista seuraavasti:
HENKILÖSTÖLINJAUKSET 2010 TALOUSARVIOSSA
Henkilöstöpoliittisten linjausten tavoitteena on talousarviovuoden aikana saada noin 1 M€:n säästö.
Henkilöstömenoihin varattuja määrärahoja ei saa käyttää muiden menojen katteena ilman kaupunginhallituksen lupaa.
Henkilöstön sijoituspaikan siirroista päätetään hallintosäännön mukaisesti. Päätökseen tulee sisällyttää myös vaikutukset määrärahoihin, jotka taloushallinto oikeutetaan tekemään viranhaltijapäätöksen mukaisesti.
Tehty työaika
Tehostetulla työnjohdolla ja valvonnalla sekä työaikasuunnittelulla tulee kaikissa kaupungin yksiköissä kiinnittää erityinen huomio ylitöihin ja erilliskorvauksin.
Muut vapaat
Suositellaan palkattomien virkavapaiden ja työlomien ottamista, kun se työtehtävien osalta on mahdollista ilman lisäkustannuksia.
Tarkennettu henkilöstömenojen hallinta
Vapautuvien virkojen ja toimien täyttölupakäytäntöä tiukennetaan ja täyttölupa myönnetään vain poikkeustapauksissa.
Vapautuvat virat ja toimet käsitellään tapauskohtaisesti kaupungin johtoryhmässä.
Myös yli kuukauden määräaikaisia virkoja ja toimia (ml. sijaiset) täytettäessä on täyttölupa pyydettävä henkilöstöhallinnosta.
Koko hallinto- ja palveluorganisaation rakenne uusitaan henkilöstömäärän sovittamiseksi kaupungin väestökehityksen ja taloudellisen resurssipohjan mukaiseksi noudattaen kaupungin henkilöstöstrategiassa sovittuja menettelytapoja.
Henkilöstömenojen hallinnan tavoitteena on saavuttaa suunnitelmakaudella 100 - 150 henkilötyövuotta vastaavat menosäästöt.
Palkkatukityöllistäminen
Palkkatukeen esitetyt rahamäärät käytetään uusien linjauspäätösten mukaisesti sosiaaliseen työllistämiseen. Sosiaalinen työllistämisen on keskitetty sosiaali- ja terveystoimeen, joka yhteistyössä eri viranomaisten ja henkilöstöhallinnon kanssa osoittaa palkattavat henkilöt toimialoille.
Henkilöstöhallinto raportoi osavuosikatsauksien yhteydessä henkilöstölinjausten toteutumista.
Kaupunginvaltuuston henkilöstöpoliittisten linjausten pohjalta, kaupunginhallitus panee täytäntöön linjaukset toteuttavat täytäntöönpanotoimenpiteet. Asiaa on valmisteltu kaupunginkanslian, taloushallinnon, henkilöstöhallinnon ja kaupunkisuunnitteluyksikön toimesta yhdessä kaupungin johdon kanssa.
Kaupunkisuunnitteluyksikön päällikkö Sirkku Sarlomon selvitys teknisen toimen organisaatiouudistuksesta 15.12.2009:
" Organisaatiouudistuksen taustaa
Imatran kaupungin strategia 2010-2020
Imatran kaupungin strategian 2010-2020 yhtenä avaintavoitteena on järjestää laadukkaat kuntapalvelut asukkaille taloudellisesti ja tehokkaasti asukasmäärään ja väestörakenteeseen mitoittaen. Tilastokeskuksen v. 2009 väestöennusteen mukaan Imatran väkiluvun ennustetaan laskevan vuodesta 2010 vuoteen 2020 lähes 1.500 asukkaalla. Ikärakenteen ennustetaan vastaavana aikana kehittyvän niin, että 0-15 vuotiaiden asukkaiden määrä laskee ja yli 75 vuotiaiden asukkaiden määrä kasvaa.
Palvelurakennetta ohjaa väestörakenteen muutos ja kaupungin kehittämissuunnitelmissa varaudutaan tuleviin palvelutarpeisiin. Palvelujen tuottamisessa ja uudelleen organisoimisessa etsitään uusia taloudellisia ja tehokkaita järjestämistapoja kaupungin talouden tasapainon säilyttämiseksi. Palvelurakenteen mitoituksessa henkilöstö sijoittuu työtehtäviin joustavasti.
Kaupungin henkilöstömäärän kehitysnäkymä v. 2010-2015
Imatran kaupungin vakituisesta henkilöstöstä eläkeiän saavuttaa vuosina 2010-2015 yhteensä 289 henkilöä. Eläköitymisen kautta vuosittainen henkilöstömäärän väheneminen enimmillään on keskimäärin 48 henkilöä. Väestömäärään ja ikärakenteeseen sopeutettavan palvelurakenteen kannalta eläköitymiset antavat hyvät edellytykset henkilöstömäärän vähentämiseen ja henkilöstön sijoittumiseen työtehtäviin joustavasti.
Organisaatiorakenteen tarkastelu
Näin suuri poistuma henkilöstöstä edellyttää palvelujen järjestämisen turvaamiseksi organisaatiorakenteen uudelleen tarkastelua kaikilla toimialoilla. Henkilöstön eläköitymiset tuovat mahdollisuuden toimialojen organisaatioiden kokonaistarkasteluun yksittäisten työtehtävien järjestelyjen sijaan. Organisaatiouudistuksia tarvitaan myös omistajaohjauksen terävöittämiseksi palvelujen järjestämisessä.
Eläköitymisten täysimääräinen hyödyntäminen on henkilöstön kannalta pehmeä keino uudistuksiin. Organisaatiorakenteen ja tehtävien uudelleen järjestelyt tuovat samalla henkilöstölle tilaisuuksia työtehtävien vaihtoon ja ammatilliseen kehittymiseen. Organisaatiomuutoksella ja tehtävien uudelleen järjestelyillä voidaan varautua ennakoivasti myös ennustettuun työvoiman saannin ongelmaan. Toimiva organisaatio, hyvä johtajuus ja ammatillisesti kiinnostavat työtehtävät pitävät yllä työpaikan houkuttelevuutta.
Teknisen toimen organisaatiouudistus
Teknisen toimen henkilöstöstä eläkeikä täyttyy v. 2010 kahdeksalla, v. 2011 kolmella, v. 2012 kymmenellä, v. 2013 kymmenellä, v. 2014 yhdeksällä, v. 2015 viidellä, v. 2016 kahdellatoista, v. 2017 viidellä ja v. 2018 yhdeksällä henkilöllä. Eläkeikä täyttyy v. 2010-2018 välisenä aikana yhteensä 71 henkilöllä. Heistä 17 henkilöä on esimiehiä. Teknisen toimen koko henkilöstömäärä on tällä hetkellä 184 henkilöä (kokoaikainen), joista 27 henkilöä on esimiehiä. Eläkeiän saavuttaa yli kolmannes toimialan nykyisestä henkilöstöstä ja yli puolet esimiehistä.
Teknisen toimen organisaatiouudistuksen suunnittelun periaatteet:
Konsernin ylin johto päättää, mitä teknisiä palveluja järjestetään ja millä resursseilla palvelut järjestetään.
Nykyisestä teknisestä toimesta muodostetaan Kaupunkisuunnittelun vastuualue ja Tekniset palvelut toimiala. Kaupunkisuunnittelun vastuualue sijoittuu Konsernin esikunta ja yhteiset palvelut toimialalle.
Kaupunkisuunnittelu vastaa teknisten palvelujen suunnittelusta ja Tekniset palvelut vastaa rakentamisesta ja ylläpidosta.
Organisaatiorakennetta tiivistetään vastuualueita ja tulosalueita vähentämällä.
Työprosessien joustavuutta parannetaan laajentamalla henkilöstön osaamista.
Palvelurakenteen muutoksista johtuvissa henkilöstön siirtymisissä uusiin tehtäviin huolehditaan riittävän ammatillisen koulutuksen järjestämisestä."
Talousjohtaja Kai Roslakan ja taloussuunnittelupäällikkö Liisa Stenbergin selvitys henkilöstöpoliittisten linjausten taloudellisesta vaikutuksesta sekä toteuttamistavoista 15.12.2009:
" Henkilöstölinjaukset talousarviossa
Kaupungin johtoryhmän päätöksen mukaisesti täyttämättä jäänyt virka/toimi lakkautetaan ja talousarvioon sisältyvä rahavaraus siirretään kustannuspaikalle 080 (Rahoitus) ko. ajankohdasta lukien. Siirrot tehdään keskitetysti taloushallinnossa toimialan ilmoituksen mukaisesti."
Henkilöstöpäällikkö Jouni Urpalaisen selvitys henkilöstöhallinnon näkökulmasta 15.12.2009:
"Tehty työaika
Työaikajärjestelyt tulee tehdä asiakastarpeet huomioiden ja järjestelyjen vaikutuksia tulee seurata niin työyksikkötasolla kuin toimialoittainkin. Tavoitteena on tuottaa olemassa olevilla resursseilla laadullisesti parempia ja tarkoituksenmukaisempia palveluja.
Ylitöiden ja erilliskorvausten määrää pyritään vähentämään ja toteuman seurannassa hyödynnetään QlikView -ohjelmaa. Syntyneet työaikakorvaukset annetaan pääsääntöisesti vapaana ja ylityökorvaukset suoritetaan rahana ainoastaan poikkeustapauksissa esimiehen kokonaisharkintaan perustuen. Maksettujen ylityökorvausten määrää tullaan seuraamaan toimialojen sisällä vastuualuekohtaisesti QlikView-ohjelman kautta ja vuoden 2010 tavoitteena on, että maksettujen ylityökorvausten määrä tulee olla toimialoilla merkittävästi vuoden 2009 toteumaa pienempi.
Muut vapaat
Palkattomien virkavapaiden ja työlomien toteuttaminen vaatii yhteistyötä, joustavuutta ja erilaisuuden sietämistä - yksi yhtäläinen toteutusmalli ei toimi läpi koko organisaation. Kaupunginhallituksen ja henkilöstöjärjestöjen yhteinen linjaus toimisi paremmin kuin työnantajan yksipuolinen suositus vapaiden pitämisestä.
Mikäli jokainen vakituinen työntekijä pitäisi vuoden aikana yhden palkattoman vapaapäivän, säästö olisi noin 160.000 € ja viisi palkatonta vapaapäivää säästäisi 800.000 €. Palkoissa on suuria sopimuskohtaisia eroja ja vapaan toteuttamismahdollisuus vaihtelee; tarvitaan erilaisia, niin työn kuin kunkin henkilökohtaisen tilanteen huomioivia ratkaisumalleja.
Vuoden 2010 miljoonan euron säästötavoite tavoitteiksi jyvitettynä
- |
vapaaehtoiset virkavapaat ja työlomat |
500.000 € |
- |
työaikajärjestelyt, tuottavuus ja tehokkuus |
300.000 € |
- |
työhyvinvoinnin kautta vähenevät sairauskulut |
200.000 € |
Tarkennettu henkilöstömenojen hallinta
Ratkaistavana on toisaalta henkilöstön ja talouden, toisaalta henkilöstövoimavarojen ja strategisten suunnitelmien yhteensovittaminen. Henkilöstömenojen pysyvä vähentäminen henkilöstömäärää vähentämättä ei ole realistinen tavoite. Virkojen ja toimien tiukennettu täyttölupakäytäntö lisää kyllä byrokratiaa, mutta pakottaa jokaisen vapautuvan viran ja toimen kohdalla tarkastelemaan palvelurakennetta yhtä tehtävää laajemmin.
Täyttämättömät, ns. jäädytetyt virat tulee lakkauttaa. Toimialojen tulee tehdä lakkautusesitykset viimeistään huhtikuussa 2010.
Koko hallinto- ja palvelurakenteen tarkastelu tulee tehdä johdetusti ja suunnitelmallisesti tarkastellen samalla työaikojen, töiden organisoinnin ja tuottavuuden kehitysmahdollisuudet. Suunnitelmakauden tavoite, 100-150 henkilötyövuotta vastaavat menosäästöt, painottuu vuosille 2011 ja 2012, sillä pysyvä kulujen pienentäminen vaatii palvelurakenteen tarkastelua ja muutoksia organisaatiossa. Henkilötyövuoden hintana voidaan käyttää 40.000 euroa. Pelkkä henkilöstömäärän vähentäminen ei tuo säästöä, jos vastaavia palveluja joudutaan hankkimaan ostopalveluna."
Kesälomien keskittäminen
Lisäksi on käyty alustavaa keskustelua kaupungin henkilöstön lomien keskittämisestä heinäkuulle. Kaupungin yhteistyötoimikunta käsitteli asiaa 5.11.2009 kokouksessaan, kirjaten "Keskusteltiin keinoista tehostaa toimintoja ja aikaansaada kustannussäästöjä muun muassa vuosilomia keskittämällä." Ajatuksena on, että toimialoja kehotettaisiin keskittämään henkilöstönsä vuosilomia heinäkuulle 2010 ajanjaksolle 12.7. - 30.7. Kesälomien keskittämisellä pyritään tehostamaan kaupungin henkilöstöresurssien käyttöä lomakaudella. Lisäksi muun muassa kaupungintalon sulkemisella saavutetaan noin 10.000 euron käyttökustannussäästöt kaupungintalon tilojen osalta.
Palkkatukityöllistäminen
Talousarvion henkilöstöpoliittisissa linjauksessa on lisäksi päätetty palkkatukityöllistämisestä. Asiaa valmistellaan tällä hetkellä kaupunkisuunnitteluyksikön päällikkö Sirkku Sarlomon ja sosiaalipalvelujohtaja Tiina Kirmasen johdolla ja esitykset asiassa tuodaan kaupunginhallitukselle käsiteltäväksi vuoden 2010 alkupuolella.
Kj:n ehdotus:
Kaupunginhallitus päättää valtuuston talousarvion 2010 henkilöstöpoliittisten linjausten perusteella seuraavaa:
- Toimialojen lautakuntien tulee tehdä hallitukselle esitykset lakkautettavista viroista ja toimista hallintosäännön mukaisesti huhtikuun 2010 loppuun mennessä.
- Teknisen toimen organisaation uudistus käynnistetään välittömästi edellä esitetyn valmistelun mukaisesti ja samassa yhteydessä päivitetään eri toimielinten (kaupunginhallitus, kaupunkisuunnitteluyksikkö ja tekninen lautakunta) toimivalta ja tehtävät uudistetun organisaatiorakenteen mukaisiksi. Uusi hallintosääntö tulee valmistella kaupunginhallitukselle elokuuhun 2010 mennessä.
- Lisäksi sosiaali- ja terveystoimen ja sivistystoimen organisaatiorakenteen tarkastelu tulee aloittaa vuoden 2010 alussa niin, että esitys palvelurakenteen uudistusohjelmasta ja -rakenteesta tullaan edellä mainittujen toimialojen lautakunnista esittämään kaupunginhallitukselle sosiaali- ja terveystoimen osalta kesäkuun ja sivistystoimen osalta joulukuun 2010 loppuun mennessä.
- Lisäksi kaupunginhallitus esittää ammattijärjestöjen pääluottamusmiehille yhteisen kirjelmän valmistelemista ja lähettämistä henkilöstölle suosituksena palkattomien virkavapaiden ja työlomien ottamiseksi ja kesälomien keskittämisestä ajanjaksolle 12.7. - 30.7.2010.
Päätös:
Hyväksyttiin.
___________________
SOTEL § 8
Valmistelijat: Sosiaali- ja terveysjohtaja Timo Kohvakka ja talousjohtaja Lea Markkanen.
Stj:n ehdotus (TKo):
Sosiaali- ja terveyslautakunta merkitsee edellä olevan päätöksen tiedokseen sekä laatii kesään 2010 mennessä toimialan rakenteelisia muutoksia ja organisaatiorakennetta koskevat esitykset.
Päätös:
Ehdotus hyväksyttiin.
___________________